הוספת עובד למאגר גפ״ן אינה מסתיימת בהקלדת שמו ובשמירת הפרטים שלו במערכת. לאחר הוספת העובד, יש לבצע שלב נוסף וחשוב לא פחות… לשייך אותו לתוכנית ולתת הסל שבהם הוא מיועד לפעול.
זהו שלב שספקים רבים עלולים לפספס, בעיקר משום שבעבר עצם הוספת המפעיל למערכת הייתה הפעולה המרכזית. כיום נדרש לוודא שהעובד לא רק מופיע ברשימת המפעילים של הספק, אלא גם משויך בפועל לתת הסל הרלוונטי בכל תוכנית.
במדריך הזה נעבור על התהליך המלא… החל מהכניסה למאגר גפ״ן, דרך הוספת העובד, ועד לשיוכו לתוכנית ולתת הסל המתאים.
למה בכלל צריך להוסיף עובדים למאגר גפ״ן?
כאשר ספק מפעיל תוכנית חינוכית באמצעות מדריכים, מנחים, מרצים או אנשי מקצוע נוספים, עליו להצהיר במערכת מי הם האנשים שעתידים להעביר את הפעילות בפועל.
מבחינת משרד החינוך, לא מספיק שהתוכנית עצמה עמדה בתנאי המכרז והתקבלה למאגר. גם האנשים שמפעילים אותה צריכים להתאים לדרישות שנקבעו עבור אותו תת סל.
בתתי סל מסוימים נדרשת השכלה אקדמית בתחום מסוים. באחרים ניתן להסתמך על ניסיון מקצועי, תעודות הכשרה, ותק, רישיון מקצועי או שילוב בין כמה דרישות.
לכן, לפני שמוסיפים עובד או משייכים אותו לתוכנית, חשוב לחזור למסמכי המכרז ולבדוק מהם תנאי הסף שנקבעו עבור המפעילים באותו תת סל.
העובדה שעובד מתאים לתוכנית אחת אינה אומרת בהכרח שהוא מתאים לכל תוכנית אחרת של אותו ספק.
לפני שמתחילים… הכינו את המסמכים
כדאי להכין מראש את כל המידע והמסמכים הנדרשים עבור העובד. כך תוכלו להשלים את ההוספה בצורה מסודרת ולצמצם את הסיכוי לחוסרים או לטעויות.
בין היתר, ייתכן שתידרשו להכין:
- פרטים אישיים ופרטי קשר של העובד.
- קורות חיים מעודכנים.
- תעודות השכלה או הכשרה מקצועית.
- אישורים המעידים על ניסיון בתחום הרלוונטי.
- מסמכים נוספים שנדרשו במסגרת תנאי הסף של תת הסל.
חשוב לוודא שהפרטים המופיעים במסמכים תואמים לפרטים המוזנים במערכת. טעויות בשם, במספר הזהות, בשם התפקיד או בתקופת הניסיון עלולות להקשות בהמשך על בדיקת ההתאמה.
שלב ראשון… כניסה למאגר גפ״ן
נכנסים למערכת גפ״ן ומבצעים הזדהות באמצעות פרטי הכניסה המתאימים לספק.
לאחר ההזדהות נכנסים לאזור האישי של העסק או הארגון.
חשוב לוודא שאתם פועלים תחת המשתמש הנכון ושהמערכת מציגה את פרטי הספק שלכם. מי שמנהל כמה חברות, שותפויות או גופים שונים צריך לשים לב במיוחד לכך שהוא נמצא בכרטיס הספק המתאים.
שלב שני… כניסה לעמוד מפעילי תוכניות
בסרגל הכלים המופיע בצד ימין של המערכת יש להיכנס לעמוד:
מפעילי תוכניות
בעמוד הזה מופיעה רשימת המפעילים שכבר הוזנו על ידי הספק. אלה יכולים להיות עובדים שכירים, פרילנסרים, מדריכים, מרצים או אנשי מקצוע אחרים שמשתתפים בהפעלת התוכניות.
לפני הוספת מפעיל חדש כדאי לבדוק שהוא אינו מופיע כבר ברשימה. לעיתים עובד נוסף בעבר עבור תוכנית אחרת, ואין צורך ליצור עבורו כרטיס חדש.
יצירת כפילויות עלולה לגרום לבלבול בהמשך, במיוחד כאשר משייכים את העובד לתוכניות ולתתי סל שונים.
שלב שלישי… הוספת מפעיל חדש
בעמוד מפעילי התוכניות לוחצים על האפשרות להוספת מפעיל חדש.
כעת יש להזין את הפרטים בהתאם לשדות המופיעים במערכת ולצרף את המסמכים הנדרשים.
מומלץ להקדיש כמה דקות לבדיקה לפני השמירה:
האם השם הוזן בדיוק כפי שהוא מופיע בתעודת הזהות? האם הוזנה כתובת דוא״ל נכונה? האם צורפו התעודות הרלוונטיות? האם קורות החיים מעודכנים? האם המסמכים מוכיחים את הניסיון שנדרש בתת הסל?
לאחר שסיימתם להזין את הפרטים, יש ללחוץ על שמירה.
בשלב הזה העובד נוסף לרשימת המפעילים של הספק… אבל התהליך עדיין לא הסתיים.
השלב שספקים רבים מפספסים… שיוך העובד לתת הסל
לאחר הוספת המפעיל, יש לבצע פעולה נוספת ולשייך אותו לתת הסל הרלוונטי בתוכנית שבה הוא עתיד לעבוד.
עצם הופעתו של העובד ברשימת מפעילי התוכניות אינה הופכת אותו באופן אוטומטי למפעיל של כל התוכניות שלכם.
כדי לבצע את השיוך, נכנסים לעמוד:
הצעות למכרז
בעמוד הזה מאתרים את התוכנית הרלוונטית שאליה רוצים לשייך את העובד.
אם לספק יש כמה תוכניות, חשוב לבחור בתוכנית הנכונה ולא להסתפק בזיהוי לפי שם דומה. כדאי לבדוק גם את מספר התוכנית, את שם תת הסל ואת פרטי ההצעה.
לאחר שאיתרתם את התוכנית, נכנסים אליה ומאתרים את תת הסל שאליו הוגשה ההצעה.
לצד פרטי התוכנית או תת הסל מופיע חץ קטן. לחיצה עליו פותחת את רשימת המפעילים שעליהם הצהרתם במסגרת ההגשה.
ברשימה זו ניתן להוסיף או לבחור את העובד שהוזן קודם לכן בעמוד מפעילי התוכניות.
לאחר בחירת העובד יש לבצע שמירה ולוודא שהשיוך נקלט במערכת.
מה ההבדל בין הוספת עובד לבין שיוך עובד?
מדובר בשתי פעולות נפרדות.
הוספת עובד למאגר יוצרת עבורו כרטיס במערכת ומכניסה אותו לרשימת המפעילים של הספק.
שיוך עובד לתוכנית ולתת סל קובע באיזו תוכנית הוא רשאי לשמש כמפעיל ועל בסיס אילו תנאים הוא מוצג במסגרת ההצעה.
אפשר לחשוב על זה כך… בשלב הראשון אתם אומרים למערכת: זהו אחד העובדים או המפעילים שלי. בשלב השני אתם אומרים: העובד הזה מיועד להפעיל את התוכנית המסוימת הזו, תחת תת הסל הזה.
ללא השלב השני, העובד יכול להופיע ברשימה הכללית שלכם אך לא להיות משויך למקום שבו אתם זקוקים לו בפועל.
לא כל עובד מתאים לכל תת סל
לפני שאתם משייכים עובד לתוכנית, בדקו היטב את תנאי הסף של תת הסל.
לדוגמה, אם תת הסל דורש תואר אקדמי בתחום מסוים, לא ניתן להסתפק בניסיון כללי בהדרכה. אם נדרש ניסיון של מספר שנים, חשוב שהניסיון יהיה מתועד ומנוסח באופן שמאפשר להבין את משכו ואת הרלוונטיות שלו.
גם כאשר מדובר בעובד מצוין, מקצועי ומנוסה, ייתכן שהמסמכים שלו אינם תואמים במדויק לדרישות שנקבעו במכרז.
ההתאמה צריכה להיות מבוססת על מסמכים ולא רק על היכרות אישית עם העובד או על הערכה מקצועית כללית.
מומלץ ליצור אצלכם טבלה פנימית שבה מופיעים כל העובדים, התעודות שלהם, הניסיון שלהם והתוכניות שאליהן הם משויכים. כך תוכלו לדעת במהירות מי מתאים לכל תוכנית, אילו מסמכים חסרים ומתי צריך לעדכן אישורים.
עובד שמפעיל כמה תוכניות
כאשר אותו עובד עתיד להפעיל כמה תוכניות, צריך לבדוק את השיוך שלו בכל תוכנית בנפרד.
הוספתו לתוכנית אחת אינה מבטיחה שהוא משויך אוטומטית גם לתוכנית אחרת.
בנוסף, אם התוכניות הוגשו לתתי סל שונים, ייתכן שהעובד עומד בתנאים של תת סל אחד אך לא בתנאים של תת סל אחר.
לכן יש לבצע את הבדיקה בכל פעם מחדש:
האם העובד מופיע ברשימת המפעילים? האם הוא משויך לתוכנית הנכונה? האם המסמכים שלו תואמים לתנאי הסף של תת הסל? האם השינויים נשמרו?
מה עושים כאשר עובד חדש מצטרף במהלך השנה?
כאשר עובד חדש מצטרף לעסק או לארגון, אין להסתפק בהכשרה פנימית ובהוספתו לסידור העבודה.
תחילה יש להוסיף אותו בעמוד מפעילי התוכניות, לצרף את המסמכים הרלוונטיים ולאחר מכן לשייך אותו לכל תוכנית שבה הוא צפוי לפעול.
רק לאחר השלמת התהליך כדאי להכניס אותו לפעילות במוסדות החינוך.
מומלץ לא להמתין ליום הראשון שבו העובד אמור להגיע לבית הספר. בדיקת מסמכים, השלמת פרטים וטיפול בתקלות במערכת יכולים לקחת זמן.
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן
הטעות הנפוצה ביותר היא להוסיף את העובד לרשימת המפעילים ולחשוב שבכך הסתיים התהליך.
טעות נוספת היא לשייך עובד לכל התוכניות באופן אוטומטי, בלי לבדוק את תנאי הסף השונים.
ספקים גם עלולים להעלות קורות חיים כלליים מדי, שאינם מציינים בבירור את הניסיון הרלוונטי לתוכנית. קורות החיים צריכים לאפשר לבודק להבין מה עשה העובד, באילו שנים, מול אילו קהלים ובאיזה תחום.
בעיה נוספת נוצרת כאשר המסמכים אינם קריאים, חתוכים או מצולמים באיכות נמוכה. לפני ההעלאה מומלץ לפתוח כל קובץ ולוודא שהוא מלא וברור.
ולבסוף… אל תשכחו לשמור. במערכות מקוונות אפשר לבצע כמה פעולות ברצף ולהניח שהן נשמרו אוטומטית, אך לא תמיד זה המצב. לאחר כל פעולה משמעותית כדאי לוודא שהמידע מופיע גם לאחר רענון העמוד.
בדיקה אחרונה לפני שיוצאים מהמערכת
לאחר שסיימתם, חזרו לתוכנית ובדקו שהעובד מופיע תחת תת הסל הרלוונטי.
מומלץ לבצע את הבדיקה הבאה:
- העובד מופיע בעמוד מפעילי התוכניות.
- כל פרטיו האישיים הוזנו כראוי.
- המסמכים שלו הועלו ונפתחים בצורה תקינה.
- העובד משויך לתוכנית ולתת הסל הנכונים.
- השיוך נשמר ומופיע גם לאחר רענון העמוד.
כמה דקות של בדיקה יכולות למנוע מצב שבו בית ספר מזמין תוכנית, אך העובד שאמור לבצע אותה אינו מופיע במערכת במקום הנכון.
לסיכום
תהליך הוספת עובדים למאגר גפ״ן כולל שני שלבים מרכזיים: תחילה מוסיפים את העובד לרשימת מפעילי התוכניות, ולאחר מכן משייכים אותו לתוכנית ולתת הסל הרלוונטיים.
חשוב לבצע את השיוך על בסיס תנאי הסף של אותו תת סל ועל בסיס ההתאמה המקצועית והמסמכים של העובד.
אל תניחו שעובד שהוזן במערכת משויך אוטומטית לכל התוכניות שלכם. היכנסו לכל תוכנית, פתחו את רשימת המפעילים, בצעו את השיוך ובדקו שהפעולה נשמרה.
מערכת גפ״ן משתנה ומתעדכנת מעת לעת, ולכן ייתכנו שינויים בשמות העמודים, במיקום הכפתורים או בשלבי העבודה. המדריך מתייחס למבנה המערכת במועד כתיבתו, ומומלץ תמיד לבדוק גם את ההנחיות העדכניות המופיעות בתוך המערכת.
בסרטון הבא אני מדגים שלב אחר שלב כיצד מוסיפים עובד או מפעיל למאגר גפ״ן, כיצד נכנסים לעמוד הצעות למכרז וכיצד משייכים את העובד לתוכנית ולתת הסל הרלוונטיים. מומלץ לצפות בסרטון לצד המדריך הכתוב ולבצע את הפעולות במערכת במקביל.
כותב המאמר הוא סטיב טלאור, יועץ עסקי ואסטרטגי לתוכניות חינוכיות, מלווה עשרות גופים בתחום החינוך הלא פורמלי משנת 1999.
רוצים לשמוע עוד, לשתף או לשאול? אשמח לשמוע בתגובות או בשיחה אישית.
