המלצות למכרז גפ״ן… מה באמת צריך להכין, ואיך לא להסתבך דווקא בגלל שמישהו ניסה לעזור
אחד המסמכים שנראים לכאורה הכי פשוטים בהגשה למכרז גפ״ן הוא מכתב ההמלצה.
הרי מה כבר צריך?
מבקשים ממנהלת בית ספר לכתוב כמה מילים טובות על התוכנית, מוסיפים חתימה, לוגו של בית הספר, מעלים למערכת וממשיכים הלאה.
אלא שבפועל, ההמלצות במכרז גפ״ן הן לא קישוט, לא מחווה נחמדה ולא אוסף מחמאות שאמור לגרום לבודקים להתרגש. הן חלק ממסמכי ההוכחה של התוכנית, ולעיתים מדובר בדרישה שיכולה להשפיע על עצם העמידה בתנאים.
מספר ההמלצות, זהות הממליצים, סוג המוסדות שמהם הן מגיעות, השנים שאליהן הן מתייחסות, הנוסח שלהן ואפילו פרט קטן שמנהל בית הספר הוסיף מתוך רצון טוב… כל אלה עלולים להיות משמעותיים.
לפני שאתם נלחצים מכל הפירוט במאמר, קחו אוויר: בסוף המאמר מחכה לכם נוסח קצר ומוכן שאפשר להכניס כמעט לכל מערכת בינה מלאכותית, להוסיף את שם התוכנית שלכם, כמה פרטים בסיסיים… ולקבל 3 גרסאות שונות של מכתב המלצה. את הגרסאות תוכלו לשלוח למנהלות ולמנהלי בתי הספר שאין להם זמן, כוח או חשק להתחיל לנסח מכתב מאפס. הם יבחרו את הגרסה שמתאימה להם, ישנו מה שצריך, יוודאו שהכול נכון, יחתמו… ואתם תחסכו לשני הצדדים הרבה התכתבויות.
אבל לפני שמגיעים לקיצור הדרך, חשוב להבין מה צריך להיות בתוך המכתב… ובעיקר מה לא כדאי להכניס אליו.
ההמלצה אינה המלצה כללית על החברה
המלצה טובה למכרז גפ״ן צריכה להתייחס לתוכנית שהוגשה ולהפעלה שלה בפועל.
לא מספיק לכתוב:
״חברת ישראל ישראלי היא חברה מקצועית, אמינה ואיכותית, ואנו ממליצים עליה בחום״.
זה אולי נעים לקריאה, אבל לא בהכרח מוכיח שהתוכנית המוצעת אכן הופעלה, מול מי היא הופעלה, מה כלל התהליך ומה הייתה תרומתו.
ההמלצה צריכה להסביר בשפתו של הממליץ מה בוצע בפועל.
- מתי התוכנית התקיימה.
- באילו שכבות גיל.
- מול איזה קהל יעד.
- מה היו התכנים המרכזיים.
- כיצד התנהלה הפעילות.
- מה היו היתרונות של התוכנית.
- מה הייתה תרומתה לתלמידים, לצוות או למוסד.
- ככל שניתן, רצוי גם לציין תוצאה, שינוי או ערך מוסף שניתן היה לזהות במהלך הפעילות או לאחריה.
אין צורך להפוך את מנהלת בית הספר לחוקרת אקדמית. גם משפטים פשוטים ואמיתיים יכולים לעשות את העבודה:
״התלמידים השתתפו באופן פעיל לאורך כל המפגשים״.
״הפעילות חיזקה את תחושת המסוגלות של התלמידים״.
״צוות בית הספר התרשם מההתאמה של התכנים לשכבת הגיל״.
״בעקבות הצלחת התוכנית בחרנו להזמין אותה גם בשנה שלאחר מכן״.
אלו משפטים שמספרים לבודק מה קרה בפועל, ולא רק שמישהו היה מרוצה.
כמה המלצות צריך להכין?
ברוב תתי הסלים נדרשות לפחות 3 המלצות, משלושה ארגונים או מוסדות שונים.
המשפט הזה חשוב יותר מכפי שהוא נראה.
3 המלצות אינן בהכרח 3 אנשים.
אם מנהלת בית הספר, הרכזת הפדגוגית והיועצת כותבות כל אחת מכתב נפרד מאותו מוסד, עדיין מדובר במוסד אחד.
כאשר הדרישה היא לשלושה מוסדות או ארגונים שונים, יש להביא המלצה משלושה גופים שונים.
לדוגמה:
המלצה מבית ספר אחד.
המלצה מבית ספר נוסף.
המלצה מרשות מקומית, מתנ״ס, עמותה או מוסד שלישי שבו התוכנית הופעלה.
בחלק מתתי הסלים מסתפקים ב־2 המלצות בלבד, משני מוסדות או ארגונים שונים.
לכן אסור להסתמך על מה שהיה בהגשה קודמת, על מה שחבר סיפר או על דרישות של תת סל אחר. צריך לפתוח את התנאים של תת הסל המסוים שאליו מגישים ולבדוק את הדרישה המדויקת.
המסמך שפורסם כולל הבדלים בין תתי הסלים הן במספר ההמלצות והן בדרישות המיוחדות הנוגעות לזהות הממליץ ולסוג המוסד.
מאילו שנים ההמלצות צריכות להיות?
ברוב תתי הסלים ההמלצות צריכות להתייחס להפעלות שבוצעו בארבע השנים האחרונות.
שימו לב… לא רק תאריך כתיבת המכתב חשוב.
מנהלת יכולה לכתוב היום המלצה על תוכנית שהופעלה אצלה לפני 8 שנים. המכתב אמנם חדש, אבל הפעילות שאליה הוא מתייחס אינה בהכרח עומדת במסגרת הזמן שנקבעה.
לכן כדאי לציין בתוך ההמלצה בצורה מפורשת את שנת הלימודים או את התקופה שבה התוכנית הופעלה.
לדוגמה:
״התוכנית הופעלה בבית ספרנו במהלך שנת הלימודים תשפ״ה״.
או:
״בין החודשים ינואר למאי 2025 התקיימו בבית הספר 12 מפגשים לתלמידי שכבות ד׳ עד ו׳״.
המשפט הזה מונע מהבודק לנחש, לבדוק או לבקש הבהרה.
בתת הסל חינוך טכנולוגי… התנסות, תעשייה ושירותים, מופיעה מסגרת רחבה יותר של שש השנים האחרונות. גם כאשר מותר להשתמש בהמלצה ישנה יותר, עדיף בדרך כלל לבחור את ההמלצות העדכניות, המפורטות והרלוונטיות ביותר.
איך ההמלצה צריכה להיראות?
ברוב תתי הסלים נדרש שההמלצות יהיו חתומות וכתובות על דף רשמי של הארגון או המוסד.
המשמעות המעשית היא שכדאי לוודא שמופיעים במסמך:
- שם בית הספר או הארגון.
- לוגו או נייר מכתבים רשמי.
- שם התוכנית.
- תקופת ההפעלה.
- תיאור קצר של הפעילות.
- היתרונות והתרומה.
- שם הממליץ.
- תפקיד הממליץ.
- מספר טלפון או כתובת דואר אלקטרוני.
- חתימה.
ברוב המקרים היקף כל המלצה הוא עד עמוד אחד.
אין צורך לכתוב מגילה. למעשה, מכתב ארוך מדי עלול לגרום למידע החשוב להיבלע בתוך מחמאות כלליות.
עמוד אחד מדויק עדיף על פני שלושה עמודים שבהם כתוב שוב ושוב שהתוכנית הייתה ״מדהימה, מעצימה, משמעותית וחווייתית״.
מילים כאלה אינן מזיקות, אבל הן צריכות להיות מחוברות לעובדות.
במקום לכתוב:
״התוכנית הייתה משמעותית מאוד״.
עדיף לכתוב:
״התוכנית הייתה משמעותית משום שהתלמידים לא הסתפקו בלמידה עיונית, אלא התנסו, יצרו תוצרים ועבדו בקבוצות לאורך התהליך״.
יש הבדל בין המלצה על התוכנית לבין המלצה אישית על איש צוות
בתנאי תתי הסלים מופיעות לעיתים שתי דרישות שונות, שקל מאוד להתבלבל ביניהן.
הדרישה הראשונה היא המלצות על התוכנית.
אלה מכתבים ממוסדות שבהם התוכנית הופעלה, המתארים את הפעילות ואת תרומתה.
הדרישה השנייה היא פרטי קשר לצורך קבלת המלצה אישית על מפתחי התוכנית או על מפעיליה.
במקרים רבים צריך לצרף לכל מפתח או מפעיל קורות חיים ופרטים של אדם שעבד איתו ויכול להמליץ עליו… לקוח, קולגה או מנהל.
מכתב המלצה על התוכנית לא בהכרח מחליף את הדרישה לפרטי ממליץ על איש הצוות.
והמלצה אישית על מדריך נפלא לא בהכרח נחשבת המלצה על התוכנית.
צריך לבדוק כל אחת מהדרישות בנפרד.
הגדלת ראש היא לא תמיד רעיון טוב
כאן חשוב לשתף בדוגמה אמיתית שממחישה עד כמה גם פרט שנכתב מתוך כוונה טובה עלול ליצור בעיה.
באחת ההגשות הקודמות, מנהל בית ספר כתב המלצה מצוינת.
הוא תיאר את התוכנית, פירט את יתרונותיה, הסביר את תרומתה לבית הספר ועמד בכל הדרישות.
ואז הוא החליט להגדיל ראש.
מעבר לכל מה שהתבקש, הוא הוסיף גם את שמו של המדריך שהפעיל את התוכנית בבית הספר.
על פניו… נהדר.
מנהל בית הספר זכר את המדריך, העריך אותו ורצה לפרגן לו באופן אישי.
אלא שבמועד ההגשה אותו מדריך כבר לא עבד בתוכנית. הוא עזב, ובמקומו פעלו מדריכים אחרים.
שמו לא הופיע בהגשה כמפעיל.
הוא בוודאי לא הופיע כמפתח התוכנית.
ומכיוון שהוא לא היה חלק מהצוות שהוגש למכרז, לא צורפו עבורו תעודות, קורות חיים או מסמכים המעידים על עמידתו בתנאי הסף.
משרד החינוך מצא חוסר הלימה בין ההמלצה לבין ההגשה.
בהמלצה הופיע מדריך מסוים כמפעיל התוכנית, אבל במערכת לא הופיע שמו ולא הוגשו המסמכים המתאימים שלו.
התוצאה הייתה פסילת ההגשה כולה.
אפשר להתווכח אם מדובר בפרשנות מחמירה מדי. אפשר לומר שהיה ברור שמדובר באדם שהדריך בעבר. אפשר גם לטעון שמנהל בית הספר בסך הכול ניסה להחמיא.
אבל אחרי שהצעה נפסלת, הוויכוח כבר פחות עוזר.
המסקנה פשוטה:
הגדלת ראש אינה בהכרח דבר חיובי.
המלצה למכרז אינה המקום להוסיף פרטים שלא נבדקו מול ההגשה.
אם מופיעים בה שמות של מדריכים, מפתחים או אנשי מקצוע, צריך לוודא שהם אכן מופיעים בהצעה ושהוגשו עבורם כל המסמכים הנדרשים.
ברוב המקרים עדיף שההמלצה תתמקד בתוכנית, במוסד, בקהל היעד, בתהליך ובתוצאות… ולא בשמו של מדריך מסוים.
במקום לכתוב:
״המדריך יוסי כהן העביר את התוכנית במקצועיות רבה״.
אפשר לכתוב:
״צוות ההדרכה של התוכנית העביר את המפגשים במקצועיות, ברגישות ובהתאמה לצורכי התלמידים״.
כך ההמלצה נשארת נכונה גם אם צוות המדריכים השתנה מאז.
באילו תתי סלים קיימות דרישות מחמירות יותר?
בחלק מתתי הסלים לא מספיק להביא את מספר ההמלצות הנדרש. קיימת גם דרישה לגבי מקור ההמלצה או זהות הממליץ.
- בתת הסל שינוי אקלים כדור הארץ נדרשות 3 המלצות, ומצוין כי רצוי לצרף המלצה מגוף ממשלתי רלוונטי, כגון המשרד להגנת הסביבה.
- בתת הסל חיים ביחד בחברה הישראלית, כאשר התוכנית מיועדת לכמה מגזרים, נדרשת המלצה מכל אחד מהמגזרים שאליהם היא מיועדת.
- בתת הסל ליווי הוליסטי ובתת הסל מאמן אישי או מנטור, ההמלצות נדרשות ממנהלי בתי ספר שונים.
- בתת הסל מומחה או מלווה פדגוגי נדרשות המלצות ממוסדות חינוך, מטעם מנהל המוסד או מי מטעמו.
- בתת הסל תלמידים עולים ותושבים חוזרים, לפחות אחת ההמלצות צריכה להתייחס לפעילות עם קהילת עולים חדשים.
- בתת הסל מחוננים ומצטיינים, לפחות אחת ההמלצות צריכה להגיע מארגון או מוסד שפועל במסגרת האגף למחוננים ולמצטיינים או בשיתוף עמו.
- בתת הסל ילדים ונוער בסיכון קיימות דרישות ממוקדות אף יותר. אחת ההמלצות צריכה להגיע מגורם שעובד עם תוכניות האגף או ממסגרת רלוונטית, בהתאם לקהל היעד ולסוג התוכנית.
- בתוכניות העוסקות בהנצחת זיכרון השואה ומשמעויותיה, במסגרת תת הסל חינוך חברתי, קהילתי וערכי, נדרשת המלצה מגורם מקצועי מוכר בתחום.
לכן לפני שפונים למנהלים ומבקשים מהם מכתב, צריך לבדוק לא רק כמה המלצות נדרשות… אלא ממי בדיוק הן צריכות להגיע.
מה כדאי לעשות כבר עכשיו?
לא לחכות לפתיחת ההגשה.
כדאי להכין טבלה פשוטה ובה כל המוסדות שבהם התוכנית הופעלה בארבע השנים האחרונות.
לצד כל מוסד רשמו את שנת ההפעלה, שכבות הגיל, המגזר, אוכלוסיית היעד, מספר המפגשים, שם המנהל או איש הקשר והאם אפשר לקבל ממנו המלצה.
לאחר מכן התאימו את המוסדות לדרישות תת הסל.
- האם יש לכם המלצה ממוסד נוסף ולא רק ממספר אנשים באותו בית ספר?
- האם יש המלצה עדכנית?
- האם יש הפעלה באוכלוסיית היעד הנדרשת?
- האם הממליץ הוא בעל התפקיד הנכון?
- האם ההמלצה מתייחסת לתוכנית שמוגשת עכשיו?
- האם מופיעים בה שמות של אנשים שאינם חלק מההגשה?
זה נשמע כמו הרבה עבודה, אבל מרבית הבעיות מתגלות דווקא בפרטים הקטנים. עדיף לזהות אותן לפני העלאת הקבצים ולא לאחר קבלת הודעת הפסילה.
ומה עושים כשהתוכנית חדשה?
כאשר התוכנית עדיין חדשה ואין לכם מספיק הפעלות קודמות שעליהן ניתן לקבל המלצות, אפשר לפעול באופן יזום.
הציעו לבתי ספר לקיים את הפעילות שלכם באופן חד־פעמי, או כסדרה קצרה של מפגשים אם לוח הזמנים מאפשר זאת, ללא עלות עד לפתיחת המכרז. בתמורה, בקשו מבית הספר מכתב המלצה מסודר המתאר את הפעילות, את התרומה שלה ואת שביעות הרצון מההפעלה. בתי ספר אוהבים לקבל מענים איכותיים ללא עלות, ובמקרים רבים ישמחו לשתף פעולה.
חשוב כמובן לוודא שהפעילות אכן תואמת לתוכנית שאתם מתכוונים להגיש ושההמלצה תתייחס להפעלה אמיתית ומדויקת.
מחיר ההתנדבות עשוי להתגלות כהשקעה משתלמת מאוד… לא רק בזכות ההמלצה, אלא גם משום שזו יכולה להיות תחילתה של ידידות מקצועית נפלאה עם בית הספר.
הנוסח שאפשר להכניס לכל מערכת בינה מלאכותית
העתיקו את הנוסח הבא, השלימו את הפרטים שבסוגריים והעלו למערכת הבינה המלאכותית את לוגו התוכנית או החברה.
לאחר שתקבלו את 3 הגרסאות, שלחו אותן למנהלת או למנהל בית הספר כטיוטות בלבד. בקשו מהם לבחור את הגרסה המתאימה, לתקן כל פרט שאינו מדויק ולחתום רק לאחר שאישרו שהתוכן משקף את הפעילות בפועל.
נוסח להעתקה:
אני מבקש שתנסח עבורי 3 גרסאות שונות של מכתב המלצה רשמי על תוכנית חינוכית, לצורך הגשה למאגר התוכניות והמענים של משרד החינוך.
- שם התוכנית: [הכניסו את שם התוכנית]
- שם החברה או הספק: [הכניסו את שם החברה]
- שם בית הספר או המוסד: [הכניסו את שם המוסד]
- שנת הלימודים או תקופת ההפעלה: [הכניסו את השנה או התקופה]
- שכבות הגיל: [הכניסו שכבות גיל]
- מספר המפגשים או היקף הפעילות: [הכניסו את הנתון]
- קהל היעד: [תלמידים, צוות חינוכי, הורים או קהל אחר]
- תיאור קצר של התוכנית: [כתבו 3 עד 5 משפטים על התכנים, שיטת העבודה והמטרות]
- היתרונות המרכזיים של התוכנית: [כתבו 3 עד 5 יתרונות]
- תרומת התוכנית למוסד או לקהל היעד: [תארו תוצאות, שינוי, שביעות רצון, תוצרים או ערך מוסף]
- פרטי הממליץ:
- שם: [שם הממליץ]
- תפקיד: [תפקיד הממליץ]
- טלפון או דואר אלקטרוני: [פרטי קשר]
הנחיות לניסוח:
נסח 3 גרסאות שונות של המכתב.
גרסה ראשונה תהיה רשמית, מקצועית ועניינית.
גרסה שנייה תהיה אישית וחמה יותר, אך עדיין מקצועית.
גרסה שלישית תהיה קצרה, מדויקת ותמציתית.
כל גרסה תהיה באורך של עד עמוד אחד.
- המכתב יתאר את התוכנית כפי שהופעלה בפועל, את יתרונותיה ואת תרומתה למוסד או לקהל היעד.
- יש לציין את תקופת ההפעלה, שכבות הגיל וקהל היעד.
- אין להמציא נתונים, הישגים או תוצאות שלא נמסרו.
- אין לציין שמות של מדריכים, מפתחים או מפעילים, אלא אם ביקשתי זאת במפורש ואישרתי שהם מופיעים בהגשה למכרז.
- אין לכתוב שהממליץ מכיר את התוכנית במשך מספר שנים, אלא אם הדבר נמסר במפורש.
- אין להשתמש במחמאות מוגזמות או בניסוחים כלליים בלבד.
- יש להשאיר בסוף כל גרסה מקום לתאריך, חתימה וחותמת המוסד.
- התייחס ללוגו המצורף כאל לוגו התוכנית או החברה, אך אל תשלב אותו בתוך נוסח המכתב עצמו.
בסיום, הוסף רשימת בדיקה קצרה הכוללת:
- שם התוכנית.
- תקופת ההפעלה.
- שם המוסד.
- תיאור הפעילות.
- יתרונות ותרומה.
- שם ותפקיד הממליץ.
- פרטי קשר.
- חתימה.
- דף רשמי של המוסד.
ולפני ששולחים לחתימה…
בינה מלאכותית יכולה לחסוך זמן, להציע ניסוחים וליצור למנהל בית הספר נקודת פתיחה נוחה.
אבל היא אינה יודעת מה באמת קרה בבית הספר.
האחריות נשארת אצלכם ואצל הממליץ.
בדקו שכל נתון נכון.
בדקו שהשנים מתאימות.
בדקו שההמלצה עוסקת בתוכנית הנכונה.
בדקו שהממליץ הוא האדם המתאים.
ובעיקר… בדקו שאף אחד לא הגדיל ראש והוסיף פרט שנראה מצוין, אבל אינו תואם למה שהוגש במערכת.
במכרזים, לפעמים דווקא המשפט שנכתב מתוך כוונה טובה הוא המשפט שמסבך הכול.
וזכרו… כל המידע המובא כאן מתייחס למכרז האחרון שפורסם. נוסחי המכרז והדרישות עשויים להשתנות ממכרז למכרז, ולכן חשוב תמיד לקרוא את המסמכים העדכניים ולבחון כל מכרז בהתאם לתנאיו המדויקים.
כותב המאמר הוא סטיב טלאור, יועץ עסקי ואסטרטגי לתוכניות חינוכיות, מלווה עשרות גופים בתחום החינוך הלא פורמלי משנת 1999.
רוצים לשמוע עוד, לשתף או לשאול? אשמח לשמוע בתגובות או בשיחה אישית.
