זמן, אנרגיה, מטרה… ולמה הסדר משנה לי דווקא היום

בבוקר של אוגוסט אני קם מוקדם. מוקדם מדי.
רשימות של מטלות קופצות לי לראש. מי הצוותים שלי שמוכנים, מי עוד לא קיבל הכשרה, אילו בתי ספר מחכים לאישור אחרון, מה עוד צריך לשלוח לרכזות. יש לי רשימת משימות שמספיקה לשנה.
אבל במוח מציקות לי שאלות. שלוש שאלות למעשה:
האם יש לי מספיק זמן?
האם יש לי מספיק אנרגיה?
ובעיקר האם יש לי יעדים ומטרות ברורות כדי להזיז את ההר הזה בשבוע הקרוב?

אחרי 26 שנה בעולם העסקים ובעולם החינוך למדתי על בשרי שהזמן קיים רק אם הוא מתוחם, שהאנרגיה צומחת כשיש לה במה לנשום, ושהמטרה היא לא משפט על קיר אלא בחירה שמכוונת את הידיים ואת הפה ואת התקציב.

כשהעולם נעצר בקורונה היה לנו זמן בכמויות. ישבנו בבית, היומן נפתח כמו ים סוף, ואף על פי כן, רובנו לא התקדמנו בחלומות. למה… כי האנרגיה דוכאה. פחדים, אי ודאות, דאגות כלכליות, ילדים בבית, חדשות בלי סוף. הזמן היה שם… אבל האנרגיה נעלמה, והמטרה נשארה על המדף. כמו רכב עם כתובת ברורה, כביש פנוי, אבל מיכל ריק.

אז בואו ניכנס פנימה, אחד אחד, ואז נחבר את שלושתם בחזרה אל החיים האמיתיים של עסק חינוכי בשבוע שלפני שנת הלימודים.

זמן

אני אוהב זמן. הוא נותן תחושה שאני בשליטה… אבל זמן בלי גבולות הוא מגרש משחקים שמטעה אותנו. כולנו מכירים את התופעה שבה עבודה מתרחבת בדיוק לפי הזמן שהקצנו לה.
אם נתתי למשימה חודש, היא תתפח עד שתמלא את החודש. אם נתתי שעה, פתאום מתגלים קיצור דרך, החלטות מהירות, והעיקר יוצא החוצה.

אבל זמן הוא לא רק לוח שנה. זמן הוא גם אשליה שמכסה על כשלים שלנו. כהנמן וטברסקי כינו זאת הטיית התכנון. אנחנו נוטים להעריך בחסר את הזמן, העלות והסיכון, ולהעריך ביתר את התועלת.

מצד שני, זמן מתוחם הוא נכס. מחקרים מראים שמטרות קונקרטיות וקשות אבל ברות השגה מייצרות ביצועים טובים בהרבה.

דוגמאות
א. אוגוסט של הורים. אין זמן לנשום, ולכן כל מטרה מוקפאת עד ספטמבר.
ב. השבוע האחרון לפני פתיחת שנה. מי ששם חסם זמן אמיתי, מרוויח. מי שמשאיר אוויר פתוח, מאבד מיקוד.
ג. ימי רענון לצוות. שני חצאי ימים ממוקדים עושים יותר משבועיים של הכנות נמרחות.

אנרגיה

אם זמן הוא הכלי, אנרגיה היא הדלק. היא לא רק כוח פיזי אלא גם מצב רגשי, קוגניטיבי ורוחני.

אם אני נכנס ליום עם עייפות עמוקה או רעש פנימי של דאגות, גם שמונה שעות נקיות לא יקחו אותי לשום מקום. אם אני נכנס עם אנרגיה נקייה, שעה אחת מספיקה להזיז הרים.

איך שומרים על אנרגיה
יש להפחית קפיצות בין משימות. כל מעבר משאיר שארית קשב שמורידה ביצועים.
חיבור לטבע. הליכה קצרה או אפילו תמונה של טבע משפרת ריכוז ומיקוד.
התאמת משימות לכרונוטיפ. לא כל אחד עובד טוב בבוקר, ויש לכך מחקרים תומכים.

דוגמאות
א. מדריכה שחוזרת אחרי מחלה. זמן יש, רצון יש, בלי אנרגיה אין תנועה.
ב. רכזת מוצפת הודעות. המעברים בין וואטסאפ למייל לזום שוחקים. חלונות עבודה נקיים מחזירים אנרגיה.
ג. ימי שיא. מי שמתכנן סביבם ימים רכים לפני ואחרי, מגן על הצוות מהתרסקות.

מטרה

מטרה היא התשובה לשאלה למה.
כשהלמה חד, הזמן מסתדר סביבו והאנרגיה נאספת כמו מתכת למגנט.

מחקרים מראים שמטרות קשות וקונקרטיות משפרות ביצועים. אחת הטכניקות המוצלחות ביותר היא תוכנית אם אז.

מטרה טובה זקוקה גם למשאבים. תאוריית שימור המשאבים מלמדת שבתקופות לחץ אנשים נוטים להיצמד לשימור ולא לצמיחה, אלא אם יש תוספת נכונה של משאב קטן שמניע מחדש את המערכת.

דוגמאות
א. צעירים אחרי צבא. זמן יש, אנרגיה יש, מטרה ברורה אין.
ב. בעלת תוכנית חינוכית. אנרגיה רבה, לילות לבנים, אבל בלי יעד מדיד לרבעון זו ספינה בלי מצפן.
ג. צוות פדגוגי. ברגע שהוגדר יעד נצפה בכיתה, השיחות התמקדו, הרעש ירד.

זמן אנרגיה ומטרות – למה שניים לא מספיקים

זמן ומטרה בלי אנרגיה. כמו בקורונה. יומן פתוח, מטרות ברורות, אבל הגוף מותש.
אנרגיה ומטרה בלי זמן. כמו אימהות חד הוריות שנושאות חלומות ברורים אבל בלי חלון נשימה. הפתרון הוא לקנות זמן.
זמן ואנרגיה בלי מטרה. אנשים מלאי רעיונות ואנרגיה, אבל בלי כיוון. בסוף היא נשחקת.

מסגרת עבודה מעשית לשבוע שלפני פתיחת השנה

א. מצפן של מטרה ברבעון הראשון. לבחור שלושה יעדים בלבד עד חנוכה.
ב. אם אז לכל יעד. ליצור מסילות התנהגות ברורות.
ג. חסימות זמן קדושות ביומן. שעתיים עומק ביום, נטולות הסחות.
ד. קניית זמן. להוציא החוצה שתי משימות שחוזרות ושוחקות.
ה. טעינת אנרגיה יומית. פעמיים ביום הליכה קצרה.
ו. יישור כרונוטיפים בצוות. כל אחד מסמן את חלון השיא שלו.
ז. מנגנון הגנה ממשברי עומס. כשמרגישים קריסה מתקרבת, עוצרים.

איפה זה פוגש אותי אישית

אני כותב את המאמר הזה לא מאולימפוס אלא משולחן עמוס דפים, עם קפה פושר ונייד שמבקש תשומת לב. גם אני נופל במלכודות. אני מאמין לאשליית הזמן, מנסה לדחוס עוד פגישה בערב, מתיישב למיילים בין משימות עומק ומצטער אחר כך. אני לומד להחזיר כבוד לשלושת האלמנטים האלה.

סגירה ואצבע על הדופק

בתחילת שנה קל ללכת לאיבוד ברעש. כולנו רוצים עוד לקוחות, עוד שעות, עוד שיתופי פעולה. אבל אם נתחיל את השנה עם שלושה יעדים צלולים, אם נגדיר לכל יעד שתי תוכניות אם אז, אם נשמור שתי שעות עומק נקיות ביום, אם נקנה זמן במקום לבזבז אותו, אם ננשום טבע קצר פעמיים ביום, ואם נכבד את הכרונוטיפים שלנו ולא נילחם בהם, נגלה שהרעש יורד והמנגינה חוזרת.

ואחרי כל זה, יש גם מילה אחת שמחזיקה את שלושת האלמנטים יחד… יושרה. יושרה לעצמי. אם בשבוע שלפני פתיחת השנה אינני מסוגל לומר לא לשיחה אחת, לא לעוד פרויקט, לא לעוד הישג, אז אני מאפשר לזמן לאכול אותי, לאנרגיה לדעוך, ולמטרה להתרחב עד שתתמוסס.

שלושה קלפים על השולחן…

זמן, אנרגיה, מטרה. תבחרו כל בוקר למי אתם נותנים את הכיסא. תנו להם לעבוד יחד ותראו איך השנה הזו נפתחת כמו דלת שנפתחת מבפנים.

כותב המאמר הוא סטיב טלאור, יועץ עסקי ואסטרטגי לתוכניות חינוכיות, מלווה עשרות גופים בתחום החינוך הלא פורמלי משנת 1999.

רוצים לשמוע עוד, לשתף או לשאול? אשמח לשמוע בתגובות או בשיחה אישית.