איך לבחור מלווה למכרז גפ״ן

כמו בכל שנה גם הפעם נכנס הרחש באוויר. עם בוא הסתיו נפתח גם הלב וגם המתח. מגיע המכרז… ושוב עולה השאלה האם אפשר להתמודד לבד עם כל הדרישות הדרקוניות והאם בכלל זה ריאלי להגיש לבד.

אז הנה ההפתעה הראשונה. זה לגמרי אפשרי.
כן, לא מעט ספקים ניגשים לבד ואפילו עוברים את המכרז בהצלחה.

האמת היא שהמכרז לא מסובך להבנה. הקושי נמצא במקום אחר… בדיוק של הדרישות, ביכולת לדייק את מה שמשרד החינוך מבקש לשמוע, ובכאב הראש של איסוף מסמכים וכתיבה של תשובות. ועדיין, עם קצת סדר ומיקוד זה אפשרי בהחלט.

אז למה בכל זאת להיעזר ביועץ חיצוני?

למה לקחת יועץ?

1. יועץ טוב הוא קודם כל קולגה
   מישהו שעבר את התהליך בעצמו והגיש את התוכנית שלו למכרז בהצלחה. זה הטיפ הראשון בבחירת יועץ. אל תסמכו על מי שלא נכנס בעצמו לזירה. מי שהלך בדרכך מבין את הקושי לא כי סיפרו לו… אלא כי הוא עצמו ישב מול השאלות וכתב תשובות.
2. הטריק הוא לא לכתוב תשובה טובה… אלא לכתוב תשובה מדויקת
   במכרז גפ״ן לא מחפשים תשובה פדגוגית יפה. מחפשים מענה שמתכתב עם הכוונה המדויקת של משרד החינוך. לא תאמינו כמה שאלות חוזרות על עצמן באותו ניסוח בדיוק. יועץ טוב יודע לזהות את התבנית ולחסוך שעות של ניסוי וטעייה.
3. חיסכון בזמן שווה כסף אמיתי
   יעוץ לא חוסך רק כאב ראש. הוא משחרר אתכם להשקיע את הזמן במה שאתם באמת עושים כדי להתפרנס. לפעמים גם אם יש ידע… אין זמן. לפעמים אפילו יש זמן… אבל אין כוח נפשי. יועץ טוב משחרר אתכם לעשות את מה שבשבילו בכלל נכנסתם למכרז.
4. אנרגיה ותסכולים הם האויבים השקטים של ההגשה
   יש מצב שיש לכם זמן. אולי אפילו ידע. אבל מי רוצה עכשיו לשבת מול מכרז משפטי של משרד ממשלתי. ליועץ מקצועי יש את האנרגיה הזו. הוא יודע לספוג תסכולים ולא להישבר באמצע. ואם יש לו בובת וודו עם סיכות לשימוש פנימי… זה רק בונוס.

איך בוחרים יועץ חיצוני

1. יועץ הוא קודם כל בן אדם
   לא רק עורך דין ולא תאגיד עם חמישים עובדים. אתם צריכים אדם שמסתכל לכם בגובה העיניים. לא מלמעלה ולא מלמטה. אתם לא מטומטמים… פשוט לא בחרתם להתמחות בהגשת מכרזים. יועץ טוב ידע להסביר לכם את זה, ולתת לכם כלים להתמודד לבד בפעם הבאה.
2. אל תסתפקו בשתי המלצות
   אם היועץ אומר שליווה מאות עסקים… תחפשו מאות המלצות. יועץ טוב יודע לשמור פידבק. פער בין המציאות לבין האתר שלו צריך להדליק נורה אדומה.
3. תוודאו שמי שמלווה אתכם הוא היועץ עצמו
   לאחרונה הופיעו גופים גדולים שמציגים יועץ מנוסה בחזית… אבל בפועל את התהליך מבצעת פקידה חרוצה שמעולם לא ניגשה בעצמה למכרז. כלל אצבע פשוט… ככל שהגוף גדול יותר כך כדאי להתרחק. תעבדו עם בני אדם לא עם מוסדות. יש לכם מספיק מוסדות מול משרד החינוך.
4. שקיפות אמיתית כוללת גם מחיר ברור באתר
   מכירים את המודעה שכתוב בה מחיר בפרטי? אתם יודעים כמה זה מעצבן. יועץ מקצועי לא יתחבא מאחורי זה. מחיר ברור מעיד על professional integrity לא רק על אומץ.
5. חפשו פירגון
   זה לא סתם טון חיובי… זו אינדיקציה לאופי מקצועי ולב בן אדם. יועץ טוב מפרגן לקולגות ולא מטפס על גבם כדי להבליט את עצמו. מי שמרגיש צורך להקטין אחרים יתקשה להגדיל אתכם.
6. אל תאמינו להבטחות של 100 אחוז הצלחה
   אין דבר כזה. במכרז יש המון משתנים. מי שמבטיח לכם משהו מוחלט… מגלה שהוא לא מכיר באמת את המערכת.
7. תחשדו במבצעים מסוג… הגשה שוב בחינם אם לא עוברים
   זה נשמע נדיב אבל זה בעיקר טריק שיווקי. מי שמבטיח לכם ערעור בחינם כנראה בונה על זה מראש. יועץ שווה זמן. לא עושה הנחות בזמן שלו בשביל לפתות לקוחות.
8. תדלגו על מי שמתמחה בתחום ולא רק נוגע בו בדרך
   חפשו את האנשים שזה המיקוד שלהם. לא כאלה שמציעים גם וגם וגם וגילו במקרה שאפשר גם לייעץ למכרז גפ״ן. יש כאלה שההגשה היא חלק זהותי מהעשייה המקצועית שלהם. כאלה אתם רוצים לידכם.
9. גם היום שאחרי חשוב
   המכרז הוא רק הצעד הראשון. יש מי שאפילו יגיד שזה החלק הקל. האתגר הגדול מתחיל אחרי הקבלה. יועץ אמיתי ידאג לתת לכם תמונה רחבה ומפת דרכים לשלב שאחרי. אחרת זה רק חצי שירות.

ומה שלא תעשו… שתהיה לכם הצלחה. לא מושלמת. לא מצוינת. הצלחה אנושית.