מדריך הסבת תוכניות במאגר גפ"ן

הסבת תוכניות במאגר גפ"ן

1 המבנה החדש: הפרדה למסלולים

באתר החדש קיימת הפרדה ברורה בין שני מסלולי תוכניות, כאשר לא ניתן לעבור בין המסלולים לאחר הבחירה:

המסלול הכחול (לא מכרזי): מיועד לתוכניות שאינן דורשות מכרז. כדי שתוכנית תוצג במאגר במסלול זה, יש להזין את פרטיה ולהגיש טופס מנהלי ארגוני אחד (ברמת הארגון).

המסלול הירוק (מכרזי): מיועד לתוכניות המוגשות למכרז המענים. התוכנית תוצג במאגר רק לאחר שתזכה במכרז ותהיה בתוקף.

2 דגשים טכניים בהזנת תוכנית חדשה

בחירת מסלול: בעת הוספת תוכנית חדשה, בחירה בקטגוריית "מכרז המענים" תשייך אותה למסלול הירוק, ובחירה בכל קטגוריה אחרת תשייך אותה למסלול הכחול.

טופס הזנה מקוצר: דף הזנת הפרטים צומצם לעמוד אחד בלבד לשיפור חוויית המשתמש.

ניהול זמן (סטופר): בראש הדף מופיע שעון הסופר לאחור. חובה ללחוץ על "שמירה" לפני סיום הזמן, אחרת המידע שהוזן לא יישמר.

פרטי איש קשר: הזנת איש קשר מחייבת מספר תעודת זהות. עדכון פרטי טלפון או מייל של איש הקשר יתעדכן בכלל מערכות משרד החינוך.

3 תהליך הסבת תוכניות קיימות

על המפעילים לבצע באופן פעיל הסבה לתוכניות שהיו קיימות במאגר הישן כדי שיופיעו בממשק החדש:

תוכניות שהוגשו למכרז בעבר יופיעו תחת לשונית "תוכניות למכרז המענים".

תוכניות שלא הוגשו למכרז יופיעו תחת "תוכניות ללא שיוך".

סימן זיהוי: תוכנית שטרם עברה הסבה תסומן במשולש צהוב עם סימן קריאה.

ביצוע ההסבה: יש ללחוץ על אייקון העיפרון (עריכה), לעדכן את הפרטים הנדרשים ולשמור. תוכנית שלא תעבור הסבה לא תוצג במאגר ולא ניתן יהיה להגישה למכרזים.

4 טפסים מנהליים

כל ארגון שיש לו תוכניות במסלול הלא מכרזי (הכחול) נדרש למלא טופס מנהלי ייעודי פעם אחת בלבד. זאת גם אם קיים לארגון טופס מנהלי עבור המכרז, שכן מדובר בשני טפסים שונים.