דיווח שעות במערכת גפ"ן

 כניסה למערכת והזדהות

קיימות שתי דרכים עיקריות לגישה למערכת הדיווח עבור ספקי המאגר:

• דרך מאגר התוכניות והמענים: כניסה למאגר ולחיצה על "ספקי מכרז המאגר".
• דרך פורטל רשויות ובעלויות: כניסה לדף "ספקי מכרז המאגר" ולחיצה על "גפן ספקים".
• בכל אחת מהדרכים, הגישה דורשת הזדהות באמצעות קוד משתמש וסיסמה או קוד חד-פעמי לנייד.

אפשר גם להיכנס מפה: לחץ עלי

 2 ניהול הזמנות ואישורן

• לאחר הכניסה, מגיעים למסך ההזמנות, בו ניתן לסנן נתונים ולאתר מוסד חינוכי ספציפי.
• יש לבדוק את עמודת "סטטוס אישורים" ולאשר או לדחות את ההזמנה. לא ניתן לדווח פעילות ללא אישור ההזמנה תחילה.
• חל איסור מוחלט לספק שירות למוסד החינוכי לפני קבלת אישור הפיקוח והרשות במערכת הגפ"ן.

3  תהליך דיווח הפעילות (לו"ז שבועי)

• חובת הדיווח מראש: יש לדווח על מועדי פעילות לפחות שבעה ימים (שבוע) לפני מועד קיומה. דיווח מראש הוא תנאי מהותי המאפשר קיום בקרות שטח.
• אופן הדיווח: לחיצה על כפתור "דיווח ושינוי מועדי הפעילות" בשורת הפעילות הרלוונטית.
• דיווח שנתי: ניתן להזין תוכנית עבודה שנתית מראש עבור כל המפגשים שאושרו, אך יש לפרט את המועדים המדויקים לכל מפגש.
• מעקב שעות: המערכת מציגה שדה בשם "נותר לדיווח", המסייע לספק לעקוב אחר יתרת השעות שטרם דווחו בהתאם להזמנה.

4  עדכונים ושינויים (טווח 48 השעות)

המערכת מאפשרת גמישות מסוימת לשינויים של הרגע האחרון באמצעות אייקון העריכה (סימן העיפרון):

• עד 48 שעות לפני הפעילות: ניתן לערוך רשומות קיימות במידה וקיים דיווח תקין מראש.
• בטווח של 48 שעות (לפני ואחרי הפעילות): ניתן לעדכן את הדיווח רק במקרים חריגים ודינמיים (כגון מחלה, טעות הזנה או שינוי לבקשת המוסד).
• חובת הנמקה וגיבוי: כל שינוי בטווח זה מחייב ציון סיבה מוצדקת וצירוף מסמכים תומכים (כמו אישורי מחלה או התכתבויות) אשר יהיו חשופים לבקרי המשרד.
• דיווח רטרואקטיבי: חל איסור על דיווח בדיעבד של פעילות שלא דווחה מראש, ופעולה זו נחשבת להפרת תנאי המכרז.

 5 הגדרות שעה וביטולים

• הגדרת שעת פעילות: שעת פעילות במערכת מוגדרת כ-60 דקות (כולל הפסקות וביטול זמן). עם זאת, שיעור של 45 דקות שהתקיים במלואו במערכת השעות של המוסד יכול להיות מדווח כשעת פעילות מלאה (60 דקות).
• ביטולים: במקרה של ביטול על ידי בית הספר פחות מ-48 שעות לפני הפעילות, על הספק לשמור תיעוד מדויק להצגה לבקרה בעת הצורך.

 6 בקרה ואכיפה

• אגף הבקרה: האגף עורך בקרות דיווחים ובקרות שטח כדי לוודא התאמה בין ההזמנה לדיווח ולביצוע בפועל.
• תיעוד: כל פעולה במערכת מתועדת וחשופה לאגף הבקרה. אין למחוק רשומות שבוצעו אלא לעדכן אותן בדיעבד במידת הצורך עם הסיבה המתאימה.
• סנקציות: אי-עמידה בחובת הדיווח שבוע מראש עלולה להוביל לבקשה לפיצוי מוסכם בגין הפרת תנאי המכרז.
• ערעור: ספקים יכולים להגיש השגה על תהליך הבקרה דרך מוקד המענים.

7  תמיכה טכנית ופתרון בעיות

• במקרה של תקלות טכניות או קושי בשימוש במערכת, יש לפנות באופן מיידי למוקד הארצי בטלפון 6552* ולתעד את הפנייה.

(הדרכה התקיימה ב 8/2/2026)